Como medir custo por km e tempo por rota para cada entrega

Medir custo por km e tempo por rota para cada entrega não é apenas uma prática de gestão; é uma vantagem competitiva que transforma operações de distribuição.

Proprietários e gestores sabem que combustível, tempo de deslocamento e eficiência de rotas impactam diretamente a margem de lucro e a satisfação do cliente.

Este guia traz uma abordagem prática, embasada em experiência real de 10 anos da Evol Soluções, para você mapear, calcular e agir com dados.

Vamos abordar desde a definição das variáveis até a implementação de práticas com impacto mensurável na sua operação.

Você verá como o ecossistema Evol ERP e EVOL7 Mobile facilita o fluxo de dados, a visibilidade em tempo real e a tomada de decisão com base em evidências.

Ao longo do caminho, traremos insights que já ajudaram distribuidoras como a sua a reduzir desperdícios, priorizar entregas críticas e otimizar a gestão de rotas com foco na gestao tempo entrega distribuicao como cluster estratégico.

Como medir custo por km e tempo por rota para cada entrega

Iniciar pela medição correta exige clareza sobre o que entra na conta.

Custo por km não é apenas combustível; envolve mão de obra, desgaste de veículo, manutenção, pedágios e até custos indiretos associados a deslocamentos.

Tempo por rota vai além do tempo de viagem: considera janelas de entrega, tempo de carregamento, espera em porto de carregamento e tempo de conferência na entrega.

Na prática, você precisa de dados confiáveis para cada entrega, não apenas estimativas.

Para colocar isso em prática, pense na entrega como um conjunto de elementos mensuráveis.

Em primeiro lugar, defina a métrica de custo total por rota: somatória de todos os componentes diretos (combustível, combustível adicional por mudanças de rota, mão de obra do motorista, pedágios, manutenção proporcional) e custos indiretos alocados (ex.: overhead de expedição).

Em seguida, associe essa rota a uma distância total percorrida no período de avaliação.

A relação entre custo total e distância resulta no custo por km.

Por fim, registre o tempo total comprometido com a rota para obter o tempo por rota.

Um ponto-chave que compartilhamos com clientes é a necessidade de separar custo fixo e variável.

O custo fixo acontece independentemente do volume de entregas (ex.: depreciação de caminhões, seguro), enquanto o custo variável varia com a quilometragem e com o tempo de viagem (ex.: combustível, horas extras, pedidos urgentes).

Uma prática comum é extrair o custo fixo por rota com uma alocação proporcional ao uso e manter o custo variável por rota em planilhas de controle.

Assim, o que muda de uma rota para outra fica bem claro, e você consegue comparar de forma objetiva qual rota é mais eficiente.

Como isso se traduz na prática? Exemplo: quando uma rota percorre 150 km e leva 2:30 horas, e a soma dos custos variáveis por aquela rota é de determinado valor, você obtém um custo por km e um tempo por rota que podem ser comparados com outras rotas do dia.

Em operações com várias empresas dentro de uma mesma plataforma, essa leitura fica ainda mais poderosa: você consegue comparar rotas entre cidades diferentes, standardizando as métricas para decisões consistentes.

Nossa experiência com clientes que adotaram o EVOL ERP e o EVOL7 Mobile reforça que a medição precisa depende de automação.

A funcionalidade de gestão de rotas, com mapas de separação, aliado ao rastreamento em geolocalização, oferece dados consistentes para calcular custo por km e tempo por rota com repetibilidade.

Além disso, a capacidade de faturamento em lote e a integração com APIs facilitam manter os dados atualizados e confiáveis sem retrabalho manual.

Antes de medir: alinhe objetivos e escopo

Defina o período de análise (diário, semanal ou mensal) e as entregas que entram no cálculo (tadr, entregas de maior prioridade, rotas urbanas vs.

rodoviárias).

Alinhe com a gestão de políticas comerciais, comissões e metas de entregas para que os custos reflitam o desempenho real da operação, não apenas a contabilidade básica.

Reforçamos a prática com foco em dados em tempo real e visibilidade operacional.

Quando a base de dados é sólida, você consegue responder rapidamente perguntas como: qual rota oferece menor custo por km sem comprometer o tempo de entrega? Qual região está gerando maior consumo de combustível por péssima gestão de rotas?

Ferramentas que ajudam a tornar o cálculo confiável

Utilize a automação oferecida pela plataforma EVOL ERP para consolidar dados de expedição, faturamento e controle de estoque.

Combine com o EVOL7 Mobile para registrar registros de entrega, tempo de conferência e ocorrências no campo.

A geolocalização da cerca virtual facilita o rastreamento de deslocamento e o alinhamento entre o que foi contratado e o que foi executado.

Um ponto sensível é manter a consistência de dados entre diferentes fontes: ordens de compra, notas fiscais, boletos e retorno de rotas.

A integração via API para remessa de boletos, o Pix e o status de entrega ajuda a manter tudo sincronizado, evitando distorções que comprometam o custo por km ou o tempo por rota.

Com dados integrados e confiáveis, os resultados se tornam acionáveis e confiáveis.

Resultados práticos já observados

Empresas que adotaram uma abordagem estruturada para medir custo por km e tempo por rota costumam observar uma redução gradual no desperdício de combustível, melhoria na previsibilidade de prazos e melhor aproveitamento da mão de obra.

Na prática, isso se traduz em entregas mais estáveis, com menor variabilidade de tempo entre janelas de entrega e um forecast financeiro mais preciso para planejamento de frota e substituições.

Dados, métricas e fontes: o que coletar para precisão

Para medir com precisão, você precisa das fontes certas de dados.

Sem dados, você terá apenas suposições, o que pode levar a decisões equivocadas e investimento inadequado.

Abaixo, descrevemos as categorias de dados que, quando combinadas, criam uma visão clara do custo por km e do tempo por rota.

• Distância percorrida por rota: utilize dados de mapas ou sensores de telemetria integrados. Distância precisa é a base para o custo por km.
• Tempo de viagem e tempo de entrega: incluindo tempo de carregamento, tempo de espera e conferência na entrega. Não subestime o tempo de manobra em áreas urbanas com tráfego intenso.
• Consumo de combustível por rota: registre consumo real com base no volume de combustível utilizado pela frota em cada trajeto. Considere variações de peso da carga e topografia.
• Custos diretos (combustível, pedágios, mão de obra, manutenção proporcional): alinhe as taxas com as políticas internas da empresa.
• Custos indiretos (depreciação de veículos, seguro, aluguel de carro de apoio, overhead de expedição): aloque por rota com uma metodologia transparente.
• Dados de tráfego e condições (horários de pico, obras, incidentes): impactam tempo por rota e podem exigir replanejamento rápido.
• Metas e incentivos (comissões ligadas a eficiência de rota, desempenho de entregas): alinhar remuneração com objetivos operacionais.

Um ponto estratégico que repetimos para clientes: mantenha a consistência de nomenclaturas e de unidades de medida em toda a operação.

Se o custo por km é expresso em reais por quilômetro, mantenha esse formato em todas as análises.

A uniformidade evita distorções entre relatórios e facilita a comparação entre rotas, dias e semanas.

Com a prática, você passa a enxergar padrões.

Por exemplo, determinada região pode ter tempos de entrega mais longos devido a obras.

Em vez de aumentar o tempo de janela, você pode ajustar a alocação de motoristas ou reprogramar o roteiro para reduzir o tempo ocioso.

Essas decisões, apoiadas por dados, são o núcleo de uma gestao tempo entrega distribuicao eficiente.

Fontes de dados recomendadas

Se possível, centralize dados em uma única plataforma de gestão, como o EVOL ERP, que oferece rastreamento de rotas, mapas de separação, expedição com conferência móvel e integração com sistemas de faturamento.

Uma fonte única simplifica a reconciliação entre custos, tempo e resultados de entrega, além de facilitar a geração de relatórios para auditoria e melhoria contínua.

Boas práticas de coleta

Adote políticas para coleta de dados de forma contínua, não apenas em auditoria mensal.

Registre ocorrências incomuns (ex.: atraso devido a acidente) para análise posterior; simplifique a entrada de dados nos dispositivos móveis para reduzir o atrito dos motoristas.

Quanto mais simples for o registro, maior a adesão da equipe e melhor a qualidade dos dados ao longo do tempo.

Ferramentas, integrações e fluxo de dados para facilitar o cálculo

Ferramentas certas reduzem o tempo de implementação e elevam a confiabilidade das medições.

A boa notícia é que, com plataformas modernas voltadas para atacado e distribuição, você pode automatizar grande parte do fluxo de dados sem depender de planilhas manuais que consomem tempo.

Na prática, implemente um fluxo de dados com estas etapas: coleta de dados de campo via EVOL7 Mobile, consolidação em EVOL ERP, cruzamento com dados de expedição e faturamento, e geração de relatórios de custo por rota e tempo por rota.

A geolocalização e o mapa de rotas permitem comparar rotas reais com as planejadas e identificar variações que impactam custo e tempo.

As vantagens vão além do cálculo.

Você obtém visibilidade em tempo real sobre o status de cada entrega, pode reajustar rotas de forma proativa e melhorar a comunicação com clientes sobre prazos.

Além disso, o BI da solução cross EVOL7 oferece dashboards que elevam a qualidade das decisões estratégicas com base em dados históricos, sazonalidade e tendências de demanda.

No dia a dia, a automação gera ganhos consistentes.

Em uma distribuidora que utilizou o Otimizador de Rota Dinâmico baseado em algoritmos do Google, por exemplo, houve redução de tempo de deslocamento e melhoria na capacidade de atendimento diário.

O segredo não está apenas na tecnologia, mas na forma como você utiliza os dados para guiar escolhas operacionais e políticas comerciais que premiem a eficiência.

Como estruturar o fluxo de dados na prática

1) Colete dados de cada entrega pelo app móvel e conecte-os à expedição no ERP.

2) Atualize o consumo de combustível e o tempo de cada rota com dados de telemetria.

3) Integre com o faturamento para que o custo por entrega reflita o custo total.

4) Use o BI para criar dashboards com métricas como custo por km, tempo por rota, variação de tempo entre rotas e eficiência de entrega.

Essa prática, somada a geolocalização de cercas virtuais, permite identificar gargalos com precisão.

Por exemplo, se uma rota urbana geralmente tem maior tempo de espera, você pode considerar um ajuste de janela de entrega ou reconfigurar a rota para reduzir o tempo ocioso, mantendo o mesmo nível de serviço.

Estratégias práticas para reduzir custo por km e tempo por rota

Recomendamos uma abordagem de melhoria contínua com foco em 4 estratégias práticas, suportadas por dados e tecnologia.

Cada uma delas tem impacto direto na redução de custos, na melhoria de prazos e na satisfação do cliente.

Estratégia 1: Adoção de rotas otimizadas com cerca virtual e dados de tráfego

Use o recurso de Otimizador de Rota Dinâmico para planejar rotas baseadas em tráfego em tempo real.

A ideia é reduzir o tempo ocioso, minimizar distâncias percorridas e priorizar entregas com janelas mais restritas.

Combine com a geolocalização para garantir que motoristas estejam nas zonas certas no momento certo.

Benefícios práticos: redução de tempo de deslocamento, menor consumo de combustível e maior número de entregas diária.

Experiência com clientes da Evol mostra que rotas otimizadas geram ganhos de eficiência, especialmente em redes com alta densidade de entregas diárias e áreas de difícil acesso.

Estratégia 2: Consolidação de cargas e janelas de entrega bem definidas

Consolide entregas com janelas de serviço compatíveis, evitando visitas em horários de pico que elevam tempo por rota.

Quando possível, agrupe pedidos com destinos próximos em uma rota única.

Isso reduz o tempo total de viagem e o custo por km, ao mesmo tempo em que mantém o nível de serviço.

Na prática, isso envolve planejamento de cargas na expedição, política de incentivos para motoristas com base em metas de redução de deslocamentos e uma revisão periódica das janelas de entrega com clientes-chave.

O resultado costuma ser maior previsibilidade, menor desgaste da frota e melhoria de margem.

Estratégia 3: Gestão de frota, manutenção preventiva e telemetria integrada

Um parque bem mantido evita que falhas provoquem paradas não programadas ou desvios de rota.

Estabeleça um programa de manutenção preventiva com telemetria integrada para monitorar consumo, pressão dos pneus, temperatura do motor e demais indicadores.

Rota bem planejada com frota em boas condições gera economia de combustível e redução de atrasos.

A experiência com a Evol Soluções reforça que a integração entre EVOL ERP e EVOL7 Mobile facilita o monitoramento proativo de frotas, com alertas automáticos para quando algo sai do esperado.

Isso reduz o tempo de inatividade e permite reposições rápidas com impacto direto na disponibilidade de entregas.

Estratégia 4: Políticas de incentivo alinhadas a metas de eficiência

Conecte remuneração de equipes com metas claras de eficiência de rota: menor tempo de entrega, menor custo por km ou maior número de entregas cumpridas dentro do cronograma.

Quando as equipes veem resultados diretos em seus ganhos, o comportamento se encaminha naturalmente para a melhoria contínua.

Com o conjunto EVOL ERP e BI, você pode monitorar o desempenho por entregador, rota e região, ajustando as metas com base em dados reais.

O alinhamento entre remuneração e resultados operacionais é uma prática que já ajudou várias distribuidoras a manter foco em eficiência sem comprometer o atendimento ao cliente.

Erros comuns e como evitar armadilhas na medição

Medir custo por km e tempo por rota parece simples, mas há armadilhas frequentes que, se não forem corrigidas, distorcem a visão e atrasam resultados.

Abaixo, listamos os erros mais comuns e como evitá-los com base em experiências reais de clientes e casos de uso com EVOL ERP e EVOL7.

Erro #1: Subestimar custos fixos ou não alocar corretamente

O erro típico é tratar apenas custos variáveis como parte do custo por rota.

Não alocar adequadamente custos fixos leva a distorções entre rotas, o que prejudica a comparação.

Solução: crie uma metodologia clara de alocação de custos fixos por cidade, região ou período, mantendo a consistência entre meses e equipes.

Erro #2: Ignorar variações sazonais e sazonalidade de demanda

Rotas que parecem eficientes em um mês podem perder eficiência em outro por sazonalidade de demanda, tráfego ou condições climáticas.

Solução: utilize dados históricos no BI para ajustar automaticamente as projeções de custo por km e tempo por rota, considerando sazonalidade e eventos específicos.

Erro #3: Dados desatualizados ou incompletos

Se os dados de tráfego, distância ou consumo não são atualizados com frequência, as métricas perdem precisão.

Solução: estabeleça atualizações em tempo real sempre que possível, com validação de dados e checagens periódicas de qualidade.

A automação de coleta via EVOL7 Mobile facilita esse processo.

Erro #4: Subestimar o impacto de eventos não planejados

Acidentes, obras, greves ou fechamentos temporários podem alterar drasticamente rotas e tempos.

Solução: implemente cenários de contingência no planejamento de rotas, com alertas automáticos e rotas de backup já definidas.

Erro #5: Não comunicar resultados de forma clara para equipes

Resultados sem contexto não geram ações.

Solução: compartilhe dashboards simples com as equipes de campo, destacando as ações recomendadas (replanejamento, ajuste de janela, substituição de motoristas) para cada rota.

Casos de sucesso reais na distribuição: EEAT aplicado

A intenção aqui é compartilhar aprendizados reais, não apenas promessas.

A Evol Soluções atua há 10 anos oferecendo soluções que ajudam atacadistas e distribuidores a alcançar eficiência operacional sustentável.

A seguir, trazemos casos que ilustram como a medição de custo por km e tempo por rota pode transformar a prática de entrega.

Caso 1: Distribuidora regional reduz o tempo de roda e o custo por rota com Otimizador de Rota Dinâmico

Ao adotar o Otimizador de Rota Dinâmico, a distribuidora regional conseguiu reduzir o tempo total de deslocamento entre entregas com janelas restritas.

A integração entre EVOL ERP e EVOL7 Mobile proporcionou dados em tempo real, permitindo ajustes rápidos e melhor aproveitamento da equipe de motoristas.

Os resultados foram acompanhados de perto pelo BI, que consolidou ganhos de eficiência em dashboards acessíveis a toda leadership.

Este caso reforça o papel da geolocalização e do respeitar de janelas de entrega como fatores críticos para a redução de tempo por rota e custo por km.

Além disso, a experiência demonstra que políticas de incentivo alinhadas a metas de rota impulsionam o comportamento operacional desejado, sem deteriorar a qualidade de serviço.

Caso 2: Distribuidora de atacado utiliza consolidação de cargas para melhorar margens

Outra história de sucesso envolve a consolidação de cargas com um planejamento de rotas que combinou entregas próximas geograficamente.

Ao reduzir deslocamentos redundantes e evitar retornos desnecessários, a empresa observou menor consumo de combustível e menor tempo total de entrega.

O uso de EVOL ERP para centralizar dados de estoque, pedidos e expedição, aliado ao catálogo digital da solução cross EVOL7, facilitou a coleta de informações para uma decisão rápida e embasada.

O aprendizado-chave aqui é que a eficiência não depende apenas da tecnologia, mas da capacidade de transformar dados em ações práticas.

Com as ferramentas certas, é possível manter atendimento de alta qualidade, com entregas previstas com maior precisão e com custos controlados.

Próximos passos estratégicos

Se você chegou até aqui, já sabe que medir custo por km e tempo por rota para cada entrega é essencial para gestão de distribuição eficiente.

Os próximos passos são claros: implemente um fluxo de dados unificado com EVOL ERP e EVOL7 Mobile, alinhe métricas, metas e incentivos com a realidade da sua frota, e transforme dados em ações com dashboards de BI.

Comece com um piloto de rota específica, colete dados por 30 dias, valide as métricas e documente as melhorias alcançadas.

Expanda para outras rotas e regiões conforme a melhoria se demonstrar estável.

A Evol Soluções está preparada para apoiar com a Flexibilidade Total da plataforma, geolocalização, controle de expedição em tempo real e um ecossistema completo para gestao tempo entrega distribuicao eficiente.

Entre em contato para avaliarmos juntos as melhores soluções para o seu negócio e iniciar a transformação de custo por km e tempo por rota em resultados tangíveis.

Pronto para dar o próximo passo? Agende uma consultoria estratégica com nossa equipe para alinhar objetivos, dados e tecnologia ao seu modelo de distribuição.

Vamos juntos otimizar rotas, reduzir custos e fortalecer a eficiência da sua operação com soluções comprovadas e adaptadas às necessidades do seu mercado.